Algemene voorwaarden

ARTIKEL 1 – PARTIJEN

De overeenkomst wordt opgemaakt tussen:

1.1 Enerzijds, INEX BV, met zetel gevestigd te 9520 BAVEGEM, Meulestraat 19, ingeschreven in het rechtspersonenregister te GENT (afdeling GENT) met als ondernemingsnummer 0413.967.690 (BTW BE 0413.967.690), hierna de “exploitant” genoemd. Bereikbaar via +32 477 65 50 41 of info@demelkerij.events. Bestellingen/offertes/overeenkomsten worden steeds geacht via mail te zijn aangegaan.

1.2 Anderzijds, de Klant, zijnde de natuurlijke of rechtspersoon die de overeenkomst, offerte of bestelling ondertekent of in wiens naam ze wordt ondertekend. Een offerte of bestelling die wordt bevestigd per e-mail, wordt beschouwd als zijnde ondertekend, verder vermeld als de ‘afnemer’.

ARTIKEL 2 – PLAATSBESCHRIJVING

2.1 Voorafgaand aan de intrede wordt een gedetailleerde plaatsbeschrijving van de eventlocatie opgemaakt. Behoudens uitdrukkelijk andersluidend akkoord van de partijen, vindt de eindcontrole plaats op de eerstvolgende werkdag na het event.

2.2 De partijen verbinden zich ertoe aanwezig of behoorlijk vertegenwoordigd te zijn bij de begin- en eindcontrole, die zij aldus onherroepelijk tegensprekelijk achten. Ingeval van afwezigheid op de afgesproken datum zonder rechtvaardigingsgrond wordt de plaatsbeschrijving geacht tegensprekelijk te zijn.

2.3 De Afnemer erkent ervan op de hoogte te zijn dat de locatie onder camerabewaking staat tijdens het evenement; hij aanvaardt uitdrukkelijk dat de activiteit gefilmd wordt en dat deze opnames gebruikt kunnen worden indien nodig.

ARTIKEL 3 – PRIJS EN WAARBORG

3.1 Het event wordt toegestaan tegen betaling van een totaalprijs samengesteld als volgt:

(a)een forfaitair bedrag van de zaal. In dit bedrag is de eindschoonmaak, het gebruik van projectiemateriaal, WIFI, het verbruik van water, elektriciteit en verwarming inbegrepen;

(b) een nog nader te bepalen bedrag (excl. BTW) in functie van de door de Afnemer gewenste diensten.

3.2 Naast de prijs zoals vermeld onder artikel 3.1. is de afnemer een waarborg verschuldigd van € 1.000 (duizend euro). Indien de eventlocatie beschadigd werd, kan de waarborg geheel of gedeeltelijk aangewend worden. De eventuele schade zal worden hersteld door de Exploitant, en zal worden verrekend met de waarborg of, indien de waarborg ontoereikend is, integraal worden vergoed door de Afnemer. Indien geen schade wordt de waarborg waarborg na vereffening van alle openstaande facturen op rekening van de Afnemer gestort.

ARTIKEL 4 – BETALING PRIJS EN WAARBORG

BETALINGEN INZAKE DE LOCATIE

4.1 Uiterlijk twee (2) weken na datum van ondertekening van onderhavige overeenkomst, dient de Afnemer:

(a) Het forfaitair bedrag zoals vastgesteld in artikel 3.1.(a) van onderhavige overeenkomst;

(b) de waarborg zoals bedoeld onder artikel 3.2,

te betalen door middel van overschrijving op het rekeningnummer van de Exploitant (IBAN: BE33 3930 0319 6746 en BIC: BBRUBEBB.

BETALINGEN INZAKE DE BIJKOMENDE DIENSTEN (CATERING EN MEUBILAIR)

CATERING

4.2 Een vast voorschot ad. 1.500,00 EUR (inclusief 12% BTW) is verschuldigd bij ondertekening van de relevante bestelbon.

4.3 Twee (2) maand voor de aanvang van het event is 80% van de totale prijs verschuldigd.

4.4 De eindfactuur ad. 20% min het voorschot ad. 1.500,00 EUR is verschuldigd onmiddellijk na het event.

BETALINGSVERPLICHTING – WANBETALING

4.5 Gezien de aard van de prestaties kan bij annulatie door de afnemer geen enkele reeds gefactureerde som worden gecrediteerd. De gefactureerde sommen blijven verschuldigd en het betaalde wordt behouden door de Exploitant ten titel van schadevergoeding waarbij tevens gewezen wordt op hetgeen onder artikel 11.1 wordt uiteengezet.

4.6 Elke Afnemer (indien er meerdere zijn) is hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot betaling. Het aanvaarden in hoofde van de Exploitant van een derde aan wie dient gefactureerd te worden, houdt geen einde in van de gehoudenheid van de Afnemer(s) deze overeenkomst.

4.7 Alle facturen zijn te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum. Indien de Afnemer nalaat te betalen, zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, een interest van 12% verschuldigd zijn. Daarenboven zullen alle vervallen bedragen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd worden met een forfaitair bedrag gelijk aan 10% met een minimum van € 250. Cash betalingen worden enkel aanvaard als dit in overeenstemming is met de wet van 18.09.2017 en eventuele wijzigingen hiervan. De Exploitant heeft het recht bijkomende schade te bewijzen.

4.8 In geval van niet of laattijdige betaling van enige factuur heeft de Exploitant bovendien het recht deze overeenkomst zonder vergoeding in hoofde van de Exploitant te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de Afnemer. Deze sanctie is gerechtvaardigd gezien het feit dat de locatie en de diensten specifiek voor de Afnemer gereserveerd worden. De Afnemer wordt hier uitdrukkelijk op gewezen.

ARTIKEL 5 – INTREDE EN VRIJGAVE VAN DE EVENTLOCATIE

5.1 De Exploitant stelt de eventlocatie in nette en goede staat ter beschikking van de Afnemer.

5.2 Het tijdstip waarop de Afnemer de eventlocatie in gereedheid wenst te brengen dient op voorhand afgesproken te worden zodat ervoor kan gezorgd worden dat er iemand aanwezig is om de nodige uitleg te verschaffen.

5.3 De Afnemer verbindt zich ertoe om de eventlocatie (incl. parking, tuin, enz.) in nette (i.e. volledig leeg, inclusief lege wijnflessen, en geveegd maar niet gedweild, in overleg met de cateraar) en goede staat te brengen, en het te verlaten uiterlijk op om 05u00. Indien de eventlocatie op voormelde datum en uur niet is verlaten/ontruimd, is per begonnen uur vertraging een forfaitaire vergoeding van € 250 (tweehonderd vijftig euro) verschuldigd.

Goederen die niet opgehaald zijn binnen de voorziene huurperiode worden in bewaring genomen. De exploitant heeft retentierecht op deze goederen tot integrale betaling van de kost van bewaring, dewelke begroot wordt op € 100/dag vanaf het verstrijken van de voorziene huurperiode. Na een bewaring van 8 dagen kan de exploitant tot dagvaarding in betaling en afhaling overgaan.

5.4 Indien de Afnemer (of diens aangestelde) materialen of installaties aanbrengt moeten deze steeds geleverd worden wanneer de Afnemer aanwezig is en binnen de periode van terbeschikkingstelling. Indien dit niet past, zal de Afnemer zelf moeten instaan voor het aanbrengen binnen de voorziene periode. De Afnemer staat tevens in voor de verwijdering van alle door de Afnemer (of diens aangestelde) aangebrachte materialen of installaties, evenals de verwijdering van alle afval inclusief glas (te coördineren met de cateraar). Eventuele leveringen en ophalingen gebeuren altijd onder de verantwoordelijkheid van de Afnemer.

5.5 De eindschoonmaak – zie de verplichtingen van de Afnemer sub 5.3. – van de eventlocatie wordt verzorgd door de Exploitant, waarvan de kosten in de hierboven vermelde prijs inbegrepen zijn.

5.6 De Afnemer is verantwoordelijk voor alle schade die tijdens de periode van de terbeschikkingstelling is ontstaan. Deze schade zal in eerste instantie aangerekend worden op de waarborg.

ARTIKEL 7 – VERPLICHTINGEN

7.1 De eventlocatie wordt ter beschikking gesteld met verplichte afname van cateringdiensten. De cateringdiensten zullen, naar keuze van de afnemer, verzorgd worden door één van de vermelde cateraars (onderaannemers van de exploitant).

Het samenstellen van het menu en/of de gerechten gebeurt in samenspraak met de cateraar. De cateringdiensten zullen door de Exploitant afzonderlijk gefactureerd worden zoals bedoeld onder artikel 4B.

Het model van de bestelbon wordt gevoegd bij onderhavige overeenkomst en wordt geacht er integraal deel van uit te maken.

De gekozen cateraar geniet onbelemmerde toegang tot de eventlocatie met het oog op de voorbereiding en de organisatie van de feestelijkheden/activiteit.

7.2 De Afnemer dient, met uitsluiting van elke andere derde, beroep te doen op door de exploitant vermelde leverancier voor het meubilair.

Het samenstellen van het meubilair gebeurt in samenspraak met de leverancier. Deze diensten zullen door de Exploitant afzonderlijk gefactureerd worden zoals bedoeld onder artikel 4B.

Het model van de bestelbon wordt gevoegd bij onderhavige overeenkomst en wordt geacht er integraal deel van uit te maken.

7.6 De Afnemer dient, met uitsluiting van elke andere derde, beroep te doen op door de exploitant vermelde leverancier voor licht en geluid.

7.7 Indien een Afnemer beroep wil doen op een eventbureau, wedding planner of andere gelijkaardige dienstverlener(s), dient De Melkerij hiervan te worden verwittigd.

7.8 Alle leveranciers zijn verplicht om volgens de vooraf afgesproken richtlijnen te laden en te lossen. De Afnemer verplicht er zich toe de leveranciers op deze verplichting te wijzen en toe te zien op de naleving ervan.

7.9 Niet vaste partners dienen contact met ons op te nemen naar levering en ophaling toe. De Afnemer verplicht er zich toe de leveranciers op deze verplichting te wijzen en toe te zien op de naleving ervan.

ARTIKEL 8 – GEBRUIK VAN DE LOCATIE

8.1 De Afnemer heeft kennisgenomen van, en verklaart zich akkoord met, de voorschriften inzake het gebruik van de eventlocatie, hiertoe gevoegd:

Naleving voorschriften: De Afnemer verbindt zich ertoe de eventlocatie te gebruiken als een goede huisvader, en staat in voor de naleving van alle toepasselijke wettelijke of administratieve voorschriften of reglementen die dit gebruik zouden beheersen. De Exploitant kan geenszins aansprakelijk gesteld worden voor het niet naleven van wettelijke verplichtingen verbonden aan de aard van de activiteit.
De Afnemer staat in voor het goede verloop van het event. Eventuele klachten van buurtbewoners of inbreuken vastgesteld door politie vallen uitsluitend ten laste van de Afnemer. De Exploitant kan hiervoor geenszins aansprakelijk worden gesteld.
De Exploitant heeft het recht te allen tijde de eventlocatie (incl. de feestzaal en alle ruimtes) te betreden teneinde het goede verloop van het event en de naleving van deze overeenkomst op te volgen.
Maximumbezetting: De maximumbezetting van de zaal bedraagt 500 personen. De Afnemer zal erover waken dat de maximumbezetting niet overschreden wordt.

Roken: Het is verboden te roken in de feestzaal. De Afnemer is verantwoordelijk voor het naleven van het rookverbod. Bij het niet-naleven ervan zal een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn van € 1.000,00 (duizend euro)/ruimte waar gerookt is geweest.
Dieren: Het is verboden met dieren het complex te betreden.
Ontvlambare/gevaarlijke materialen: Het gebruik van licht-ontvlambare materialen, vluchtige gassen, vuurwerk en andere mogelijk gevaarlijke stoffen en objecten is niet toegestaan. Tevens is het gebruik van vuurkorven verboden. Bij gebruik van kaarsen dient er steeds een vaas gebruikt te worden zodat er geen schade is door kaarsvet. Indien er toch schade is door kaarsvet zullen de kosten worden doorgerekend aan de Afnemer.
Door- en uitgangen: De doorgang richting uitgangen dienen te allen tijde vrij te zijn. Deuren mogen nooit worden vergrendeld, er mogen geen objecten worden in geplaatst, noch in de doorgang naar de uitgangen. De eventlocatie (incl. de feestzaal) moet te allen tijde bereikbaar blijven voor brandweervoertuigen en ambulances.
Zware elektrische toestellen: Wanneer de Afnemer zware elektrische toestellen gebruikt, dienen deze te voldoen aan alle toepasselijke technische- en veiligheidsvoorschriften, en dienen deze op de juiste circuits te worden aangesloten. Bij twijfel dient de Afnemer de Exploitant te contacteren.
Beek: De Exploitant heeft de Afnemer geïnformeerd over de aanwezigheid naast het domein van een beek, alsook over het potentiële gevaar. De Afnemer dient de nodige veiligheidsmaatregelen te nemen en zal zijn gasten ook voldoende informeren. De Afnemer ontslaat hierbij de Exploitant van alle verantwoordelijkheid bij mogelijke ongevallen.
Lasten, geluidsniveau en auteursrechten: SABAM en billijke vergoeding worden voorzien door de afnemer. Het geluidsniveau mag 95 dB niet overschrijden. Meldingen bij Unisono dienen uiterlijk 5 dagen vóór aanvang van de feestelijkheden/activiteiten te gebeuren via https://www.unisono.be/nl
De Afnemer verbindt er zich toe alle wettelijke en reglementaire bepalingen inzake het respecteren van de maximum geluidsnorm van 95 dB rigoureus na te leven en te doen naleven. Bij afwijking van de 95 dB moet door de Afnemer vooraf een vergunning worden aangevraagd bij het Gemeentebestuur van Sint-Lievens-Houtem en de schriftelijke toelating hiervoor, moet aan de Exploitant worden voorgelegd. Het is de Afnemer bekend dat het respecteren van deze geluidsgrens een essentiële voorwaarde is, die tevens werd ingeschreven in de aan de Exploitant afgeleverde milieuvergunning.
De Afnemer erkent ervan in kennis gesteld te zijn dat er apparatuur aanwezig is die het reëel geproduceerd geluid meet (en registreert). De Afnemer zal de Exploitant een vergoeding verschuldigd zijn van € 250,00 (tweehonderd vijftig euro) per vastgestelde geluidsoverschrijding, waarbij iedere geluidsoverschrijding van langer dan 1 minuut wordt beschouwd als een nieuwe overschrijding, onverminderd de verplichting van de Afnemer om de reële schade te vergoeden, mocht deze hoger zijn.
Orkesten, fanfare en live bands zijn enkel toegelaten mits de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Exploitant.
Diensten en materialen: Alle diensten en materialen eventueel inbegrepen in de overeenkomst zijn ter beschikking van de Afnemer. Hij mag deze materialen onder geen beding onderverhuren of inzetten op andere locaties. In voorkomend geval dienen ontleende installaties, goederen, materialen en keukenmaterialen in de juiste hoeveelheden teruggeplaatst te worden daar waar de Afnemer ze heeft aangetroffen bij de aanvang van de huur.

Affiches en decoratiemateriaal: Het aanbrengen van affiches of ander decoratiemateriaal op de ramen, deuren, muren, vloeren en plafonds is niet toegestaan.
Brand of ramp: De Afnemer dient op de hoogte te zijn van de procedure voor melding, waarschuwing en alarm bij brand of ramp.
Toiletten: Een toiletdame is aangeraden voor het hygiënisch onderhoud van de toiletten en is verplicht vanaf 100 genodigden.
Polyvalente ruimte gelijkvloers: Er wordt enkel een dansfeest toegelaten in de polyvalente ruimte op het gelijkvloers.
Kamperen: Kamperen op het terrein is niet toegelaten (geen tenten of mobilhomes).
Confetti: Confetti is niet toegelaten.
Rookmachine: Gebruik op eigen risico (rookdetectie alarm kan afgaan).
General Data Protection Regulation (GDPR): De Afnemer gaat akkoord dat de gegevens en camerabeelden worden gebruikt bij bv. eventuele schade.
De verstrekte gegevens worden bijgehouden door de Exploitant maar kunnen te allen tijde door de verstrekte worden opgevraagd, aangepast of verwijderd worden door contact op te nemen met de Exploitant.
Presentaties: Wanneer een presentatie of video moet worden afgespeeld, dient deze de dag voordien reeds getest te worden.
Einde feestelijkheden: De Afnemer verbindt er zich toe dat alle feestelijkheden/activiteiten volledig beëindigd zijn om 05u00. Dit houdt in dat de zaal ontruimd dient te zijn en de muziek afstaat. Bij het verlaten van het terrein verbindt de Afnemer er zich toe alle deuren en ramen te sluiten.
acturatie: Wanneer wij de betalingen van de voorschotten niet op voorhand ontvangen hebben kan het feest niet doorgaan. Wij dienen op voorhand de verdeelsleutel naar facturatie toe te ontvangen (zonder dat dit afbreuk doet aan de hoofdelijke gehoudenheid van de Afnemers), anders zijn wij genoodzaakt administratieve kosten aan te rekenen. De facturatie van de zaal en partners verloopt via De Melkerij. Alle opgemaakte facturen dienen reeds betaald te zijn voor aanvang van het event. Ook de verdeelsleutel dient doorgegeven voor het event per mail: info@demelkerij.events

ARTIKEL 9 – AANSPRAKELIJKHEID

9.1 De Afnemer zal de eventlocatie gebruiken als een goede huisvader en zodoende alle initiatieven nemen om eender welke schade (aan de eventlocatie en/of aan enige derden) te allen tijde te vermijden en/of te beperken.

9.2 De Exploitant kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen, noch voor diefstal, verlies of enige schade aan in de eventlocatie binnengebrachte of aangebrachte installaties of materialen.

9.3 De Exploitant is niet verantwoordelijk voor een opschorting, stopzetting of verbod van de activiteit door technische, administratieve of eender welke andere reden buiten de controle van de Exploitant. De hierdoor mogelijk ontstane schade kan in geen geval verhaald worden op de Exploitant en doet geen afbreuk aan de verplichtingen van de Afnemer onder deze overeenkomst.

9.4 De Afnemers, indien er meerdere zijn, zijn allen hoofdelijk en ondeelbaar aansprakelijk voor de goede uitvoering van deze overeenkomst.

ARTIKEL 10 – VERZEKERING

De eventlocatie is door de Exploitant verzekerd voor brand en stormschade. Aanvullende verzekeringen (vb. burgerlijke aansprakelijkheid als organisator, inrichter, enz.) dienen door de Afnemer te worden afgesloten.

ARTIKEL 11 – ANNULATIE / VERBREKING

11.1 Bij annulatie van een activiteit dient de Exploitant hiervan onmiddellijk in kennis te worden gesteld middels aangetekend schrijven. Elke onder artikel 4.8 genoemde schadevergoeding kan verhoogd worden tot het bedrag van het effectief geleden verlies en de effectief gederfde winst mits bewijs dat deze hoger ligt dan de bepaalde vergoedingen.

Ingeval van overmacht heeft de Exploitant het recht om, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, zijn verbintenissen volledig of gedeeltelijk niet uit te voeren of de uitvoering ervan uit te stellen. Overmacht omvat niet exhaustief staking, lock-out, oorlog, mobilisatie, blokkade, opstand, epidemieën, uitzonderlijke weersomstandigheden, enige beslissing van de overheid, brand, ontploffingen, iedere oorzaak die de regelmatige uitvoering door haar leveranciers of onderaannemers verhindert, en alle omstandigheden die een essentiële wijziging van de economische toestand teweeg brengen, alsook alle gelijkaardige gebeurtenissen die de Exploitant, dan wel haar onderaannemers of leveranciers, zouden ondergaan.

T.a.v. particulieren: het afspringen van een relatie wordt uitgesloten als overmacht.

T.a.v. ondernemingen: ondernemingen kunnen geen enkele vorm van overmacht inroepen.

11.2 Indien mocht blijken dat de afnemer verkeerde informatie doorgeeft bij de reservatie, of zich niet conform de reglementering gedraagt, behoudt de Exploitant zich het recht voor om deze overeenkomst éénzijdig te verbreken zonder daarbij enige vergoeding verschuldigd te zijn. De Exploitant kan in dat geval op geen enkele manier verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele kosten ten gevolge van deze verbreking.

ARTIKEL 12 – KLACHTEN

Klachten kunnen slechts de dag van de activiteit aanvaard worden gezien uit hoofde van de aard van de geleverde diensten deze alsdan bekend zijn. Facturen worden geacht te zijn aanvaard bij gebreke aan protest binnen de 8 dagen na factuurdatum.

ARTIKEL 13 – TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK

De overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht en uitsluitend de rechtbanken te Gent zijn bevoegd.